Em um mercado cada vez mais competitivo, o atendimento ao cliente é um fator crucial para o sucesso de qualquer empresa. No entanto, muitas empresas enfrentam dificuldades, especialmente quando têm equipes reduzidas. Uma das dúvidas mais comuns é: como finalizar um atendimento ao cliente?

Afinal, investir na satisfação do cliente é fundamental para construir uma base de consumidores fiéis, que não apenas retornam, como também recomendam seus serviços para outros. Para que isso aconteça, além de observar como finalizar um atendimento com sucesso, deve-se ficar atento ao que fazer depois disso. 

Neste post, vamos explorar algumas dicas práticas e eficazes para que médias empresas aprimorem seu atendimento ao cliente. Com as estratégias adequadas, é possível oferecer uma experiência excepcional, fortalecer relacionamentos e impulsionar o crescimento dos negócios.

Como finalizar um atendimento?

Uma importante etapa para o treinamento de uma equipe de suporte é compreender como finalizar um atendimento ao cliente. Para isso, separamos 5 dicas importantes para profissionalizar o seu atendimento:

1. Confirme se o problema foi resolvido

O primeiro passo ao finalizar um atendimento é confirmar se o problema do cliente realmente foi solucionado. Isso porque o consumidor ainda pode ter dúvidas ou estar insatisfeito com algum ponto da resolução. 

Para avaliar se a questão foi resolvida, uma boa prática é perguntar se está tudo certo ou se o consumidor necessita de mais ajuda. Vale destacar que é fundamental para um atendente manter a postura solícita e deixar o cliente confortável para fazer mais perguntas. Além de explicar o que for preciso, mesmo quando as dúvidas não estiverem relacionadas ao assunto inicial.

2. Aplique pesquisas de satisfação

Após auxiliar o cliente, apresente uma pesquisa de satisfação para que ele avalie o seu atendimento. Para isso, é possível utilizar diversas técnicas. Uma das mais conhecidas é a NPS (Net Promoter Score), que oferece uma avaliação de 0 a 10 sobre o atendimento.

Outra excelente régua de avaliação é perguntar qual o grau de satisfação do cliente (muito satisfeito, pouco satisfeito, insatisfeito) ou até mesmo solicitar que ele dê uma nota ao atendente.

Esse tipo de avaliação é importante para medir o grau de eficiência do atendimento, bem como a satisfação do cliente ao final da solicitação. Além disso, armazenar essas informações pode ajudar na elaboração de estratégias para otimizar o suporte e fidelizar os consumidores.

3. Presenteie com um cupom de desconto

É comum que o cliente demonstre maior insatisfação em casos de demandas mais complexas. Nessa situação, é imprescindível que o atendente mantenha a calma, proceda de forma solícita e mostre empatia diante do problema enfrentado pelo consumidor.

Para driblar qualquer mal estar que pode ocorrer após algum erro cometido pela empresa, como atraso na entrega de um produto ou cobrança indevida, uma boa alternativa é oferecer um benefício ao cliente, como cupons de desconto.

Com essa tática, você ameniza o estresse durante o atendimento e gera oportunidade para uma nova venda.

4. Ofereça um número de protocolo

É interessante oferecer um protocolo de atendimento para o cliente no momento de finalizar o contato. Esse código pode incluir letras e números, servindo para identificar a solicitação e viabilizar uma nova conversa sobre a mesma questão no futuro. O protocolo também possibilita rever o diálogo entre o atendente e o consumidor, o que ajuda a comprovar informações passadas durante o atendimento.

Um sistema de gestão de tickets, como o da plataforma Cxpress, gera um protocolo de atendimento automaticamente, nesse caso, o número do ticket de atendimento gerado já é o protocolo. A partir dessa identificação, as empresas podem ver se o cliente já entrou em contato anteriormente e confirmar se a sua solicitação foi ou não resolvida. Também é possível enviar o protocolo para ser guardado pelo cliente de maneira rápida por diversos canais de mensagem, como e-mail, SMS ou WhatsApp.

5. Aproveite para manter contato com o cliente

Após solucionar o problema do cliente, é vantajoso aproveitar esse momento para informar sobre novidades, promoções da marca ou perguntar se o cliente deseja outros serviços. Afinal, o consumidor pode estar satisfeito com a resolução do atendimento e aberto a fazer novos pedidos com a empresa.

Vale destacar que essa abordagem é recomendada para casos resolvidos com facilidade e rapidez, em que há uma abertura maior para uma boa comunicação.

E quando o cliente não responde?

Caso o cliente pare de responder durante o atendimento, é necessário encerrar o contato alegando falta de comunicação. 

De maneira prática, o atendente pode finalizar com frases do tipo:

• Senhor (a) <nome do cliente>, por falta de comunicação, estou encerrando este contato. Sinta-se à vontade para nos contatar novamente, permanecemos à sua disposição, obrigado (a);
• <nome do cliente>, o tempo de espera para essa solicitação foi excedido. Por favor, retorne o contato em outro momento. Ficamos à disposição, obrigado (a).

Desse modo, o atendimento é encerrado de maneira cordial e o consumidor pode retornar a ligação assim que estiver disponível. Outra opção é retornar o contato por meio de outro canal escolhido pelo cliente.

É imprescindível para a empresa ter uma visão geral das conversas com os clientes. Uma maneira de fazer isso é com através de uma plataforma de atendimento que gerencie todas as conversas entre consumidores e o seu negócio. 

Com a Cxpress, por exemplo, é possível configurar o tempo útil que o consumidor tem para responder às mensagens que sua empresa enviou. Após esse período, o atendimento será finalizado automaticamente.

O que fazer após finalizar o atendimento?

Encerrar um atendimento não significa o fim do relacionamento entre empresa e cliente, mas sim uma oportunidade para fidelizar o consumidor. Após finalizar o atendimento, é essencial registrar o histórico dos clientes e permitir o acesso desses dados para todos os atendentes.

Manter uma base de clientes atualizada é indispensável para promover campanhas, atender de forma personalizada e criar um relacionamento com o consumidor. Mas isso só é possível com uma plataforma de atendimento que ofereça ferramentas como gestão de tickets e envio de mensagens personalizadas em massa.

A Cxpress oferece isso e muito mais em uma interface intuitiva, rápida e fácil de usar. Na plataforma, você visualiza as interações entre os consumidores e os agentes de atendimento por meio de um sistema de gestão de tickets, que geram números de protocolo de cada suporte prestado pela empresa.

Além de armazenar o histórico de conversas com o cliente, a Cxpress também possibilita enviar mensagens personalizadas em massa, para acompanhamento de pedidos e aviso de promoções, por exemplo. Tudo com a segurança da API oficial do WhatsApp Business, que permite realizar o disparo ativo de mensagens personalizadas para um número ilimitado de contatos.

A Cxpress é a melhor plataforma do mercado para criar um relacionamento com o consumidor, fidelizar clientes e gerenciar conversas. Quer ver como a plataforma vai otimizar o seu atendimento ao cliente? Agende uma conversa com nossos especialistas.